NOTA SPESE E RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI E AMMINISTRATORI CON OBBLIGO DI PAGAMENTO TRACCIATO DAL 2025

La nota spese è il documento utilizzato da dipendenti e amministratori per richiedere il rimborso delle spese sostenute in occasione di trasferte in Italia e all’estero.

La legge di Bilancio 2025 introduce l’obbligo di pagamento tracciato per le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, sostenute da dipendenti e amministratori in trasferta.

Con questa circolare condividiamo il modello di note spese da utilizzare in formato Excel e i chiarimenti sulla deducibilità fiscale dei rimborsi spese e delle indennità chilometriche.

In caso di pagamento non tracciato dal 2025, per rimborsi spese di trasferte fuori comune, il costo è indeducibile per l’azienda e il rimborso deve essere tassato in capo ai dipendenti.

CLICCA QUI SOTTO PER SCARICARE IL MODELLO DI NOTA SPESE IN EXCEL

I documenti giustificativi devono essere conservati presso la ditta e allo studio commercialista e al consulente del lavoro deve essere consegnata solo la nota spese.

TRASFERTE FUORI DAL COMUNE SEDE DI LAVORO

I rimborsi spese per le trasferte fuori dal comune sede di lavoro possono avvenire esclusivamente in base a tre metodi:

Gli eventuali rimborsi eccedenti i suddetti limiti saranno tassati in capo al dipendente/amministratore.

TRASFERTE ALL’INTERNO DEL COMUNE SEDE DI LAVORO

I rimborsi spese per le trasferte all’interno dal comune sede di lavoro sono sempre imponibili in capo al dipendente/amministratore e concorrono a formare il reddito del percettore ad eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto documentate da giustificativi emessi dal vettore (biglietti autobus, metro, tram, ricevute taxi etc.).

DEDUCIBILITA’ PER LE IMPRESE

Spese di vitto e alloggio.

Le spese di vitto e alloggio per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti/amministratori sono deducibili al 100% per un ammontare non superiore a:

Le spese di vitto e alloggio per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale dai lavoratori dipendenti/amministratori sono deducibili al 75%.

Rimborsi chilometrici.

Il rimborso chilometrico è ammesso in deduzione ai fini delle imposte sui redditi per un costo non superiore a quello stabilito dalle tabelle ACI per autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se alimentate a benzina o 20 se alimentate a diesel.

Le tabelle ACI sono aggiornate ogni 6 (sei) mesi, in marzo e in settembre e possono essere consultate all’indirizzo https://costikm.aci.it/home

SOLUZIONI OPERATIVE

Per evitare aggravi amministrativi lo Studio consiglia:

• per le trasferte giornaliere di adottare il rimborso forfettario da €. 46,48 oltre al rimborso chilometrico (in questo caso non devono esserci spese di vitto e/o alloggio della trasferta intestate alla ditta);
• per le trasferte di più giorni il rimborso analitico con rimborso giornaliero di €. 15,49 per le altre spese;
• di comunicare tempestivamente al consulente del lavoro gli importi dei rimborsi da inserire nel cedolino specificando gli importi soggetti a tassazione in capo al dipendente.