Vademecum sull’utilizzo della PEC

La presente per informarvi che la casella di posta elettronica certificata PEC sta diventando uno strumento di notifica documentale sempre più utilizzato.

Ancora di più lo sarà dal 01.07.2018 con l’avvio della fattura elettronica FeB2B per i carburanti e dal 01.01.2019 generalizzata a tutte le ditte.

È pertanto indispensabile che prendiate visione del “Vademecum sull’utilizzo della PEC” predisposto dal

http://www.commercialisti.it/Portal/Documenti/Dettaglio.aspx?id=22abccf5-414a-4478-b416-7852b04499b6

 

Vi invitiamo pertanto a non sottovalutare la gestione di tale strumento e al riguardo vi forniamo le seguenti indicazioni:

1. È opportuno che si inizi ad indicare la PEC nella carta intestata e in tutti i documenti;

2. Tramite PEC possono arrivare le seguenti comunicazioni:

  • Comunicazioni dagli Uffici Pubblici (Ag. Entrate, Tribunale, Multe, Avvisi di accertamento, ecc.),
  • Comunicazioni dai Clienti, Fornitori, Dipendenti e soprattutto dai Legali di quest’ultimi,
  • FeB2B;

3. Il punto di arrivo delle PEC è la pagina web del vs. “Gestore” di posta elettronica certificata (legalmail, aruba, ecc.);

Aver previsto il rindirizzamento delle PEC al vs. Outlook non dà la certezza che tutte le PEC vi siano state recapitate;

È pertanto INDISPENSABILE che almeno una volta alla settimana venga effettuato un accesso diretto, utilizzando PASSWORD e USERID;

4. Verificare sempre che la propria casella PEC sia ancora capiente;

5. Ricordarsi di effettuare il rinnovo alla scadenza;

6. La posta elettronica certificata per mantenere il valore legale deve essere conservata digitalmente per 10 (dieci) anni. I Gestori PEC generalmente tengono i tracciati della posta fino ad un massimo di 30 mesi e non ha valore legale la semplice conservazione in un file del computer.

Vi consigliamo di verificare presso i vostri Gestori PEC i loro termini di conservazione e eventualmente di incaricare un “conservatore accreditato” per la conservazione digitale decennale della posta.

 

 

NON SONO PRATICHE CORRETTE:

 

L’archiviazione semplice delle PEC nel proprio computer o server.

In questo caso NON è garantito il valore legale in quanto non si è in presenza di conservazione a norma.

La stampa su carta e l’archiviazione fisica del documento.

La tradizionale conservazione della stampa del documento PEC NON garantisce la conformità all’originale informatico.

 

 

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